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Excel+PPT+Word你就是高手Office修煉蛻變營
發布者:宜昌市新世紀職業培訓學校               更新日期:2016-05-18              來源:宜昌新世紀培訓學校
 

    自帶神器屬性的Excel,看似貌不驚人,實則炫酷好用。小白也能快速上手,高手可玩出花樣。
    Excel到底有多好,不在于它本身,而取決于用它的人。有些人一邊撓頭一邊吃力地輸數據的同時,有人已經能用Excel畫畫了。
    這是一種什么感受呢?就是你還在小米加步槍的時候,人家已經分分鐘甩出了重磅核武器!一起來看看吧!
    討厭又沒用的空行,一口氣都刪掉
    如何把這些討人厭又沒用的空行一次性都刪除呢?
    依次單擊“數據”與“篩選”,在下拉菜單中勾選“空白”選項,篩除所有的空行,再點擊“刪除”按鈕,你會發現,所有的空行都狗帶了!

    對了,搞定之后千萬不要忘記再次在“篩選”菜單中取消“自動篩選”。
    2花樣搜索大法,分分鐘找到一切
    在日常工作中,我們常常需要搜索某一類有規律的數據, 精確搜索又太麻煩……
    別怕!讓通配符來幫你進行模糊查找!
    在Excel中,“?”可以在搜索目標中代替任何單個字符,“*”可以代替任何多個連續的字符。
    比如,我想搜以“A”開頭的單元格,在搜索中輸入“A*”,勾選“單元格匹配”就行了。

    
    下面這張萬能搜索的表格請一定熟記!

    3一個“查找重復項”,挽救無數強迫癥
    人無完人,我們難免會粗心大意地在表格中輸入一些重復信息,尤其是數據信息龐大的時候。
    在做完表格后,如果你想檢查一下是否有重復項的話,可以在“開始”選項卡中依次單擊“條件格式”——“新建規則”——“新建格式規則”。
    在對話框中選定“僅對唯一值或重復值設置格式”,設定重復值的突出格式,重復數據就都無所遁形了。簡直就是強迫癥晚期患者的福音。
    如果你覺得這種方法過于繁瑣,可以直接在“數據”選項中,點擊“刪除重復項”就行了。

    
    不止是Excel表格,在完成每一項工作后,都應該回頭檢查一番,工作質量就是在這樣的小細節中培養出來的。
    4豬隊友把數據全填錯了?
    一個做HR的好朋友,有一次辛辛苦苦地做了一個人員信息統計表發給公司同事填寫,結果許多“豬隊友”沒有看清表頭,在日期選項中填寫了姓名,在身份證選項中填寫了手機號碼……
    遇到這種情況,可以通過限制數據有效性來事先“打好預防針”。
    比如說,在某一列中,想要限定只能填寫日期,可以依次點擊“數據”——“數據有效性”(“數據驗證”)——“設置”,在“允許”列表中選擇“日期”,在“數據”列表中選擇“介于”;然后設定日期起始點即可。


    設置完后,你會發現如果想要填寫除日期以外的信息,會收到額外的報錯提醒。
    5有一萬行公式要復制時……
    Excel的中的公式是提高效率的一大神功能,但如果公式一多,手動輸入就未免太慢太累,想要讓效率翻倍,那你需要知道以下集中復制公式的方法。
    拖拽復制
    選定要復制的單元格,當鼠標指針變為黑色的十字形填充柄時,點擊鼠標左鍵拖動,可以將公式復制到其他單元格區域。

    雙擊復制
    選定要復制的單元格,雙擊右下角的十字形填充柄,一秒鐘將所有的公式全部復制好。

    快捷鍵復制
    選定要復制的單元格,<Ctrl+D>為向下填充,<Ctrl+R>為向右填充。
    6數據秒變圖表,見證奇跡的時刻到了
    下次別再對著數據吭哧吭哧畫圖表了!一個F11讓你見證奇跡!
    7全是密密麻麻的數字,誰要看啊!
    雖然Excel以處理數據為主,但我們在看到一坨一坨的數據時,總免不了頭皮發麻,更別提要找尋并分析這些數字背后隱藏的意義了。
    其實Excel中的“數據條”功能,可以讓原本冰冷的數字變得親切而直觀起來——
    選中數據,依次點擊“開始”——“條件格式”——“數據條”,這下就一目了然了!

    
    提醒:數據條功能尤其適用于諸如銷售、項目等展示業績與成果的表格中。
    8低調實用的“自動更正”
    Excel中有一款低調卻實用的“剛需”——自動更正。它不但能夠幫助我們準確而又快速地輸入常用詞,還能更正錯別字和錯誤用法。
    不僅如此,“自動更正”還可以活用成替換功能,大大提高輸入效率。
    舉個例子,比如我們需要在表格中反復輸入“personal information”,又不想總是復制粘貼,可以在“自動更正”選項中,點擊“鍵入時自動替換”,輸入“PI”,用“personal information”進行替換——

    下次再需要用到這個詞時,直接鍵入“PI”就可以了。

    
    9做表一時爽,保存火葬場
    很多職場人都遇到過在制作表格時,文件越來越大,卡機到天荒地老的情況,以至于做好以后,光保存就用了5分鐘……
    是時候給你那臃腫的表格瘦身了!方法很簡單:另存為“二進制工作簿”文件類型即可。
   
    10保護好自己的表格!
    辛辛苦苦做好的表格,你可不希望有人隨意打開篡改其中的數據。
    依次點擊“文件”——“保護工作簿”——“用密碼進行加密”對整個表格進行加密,你不想分享的人,一輩子都打不開這份表格。
    如果想給予一些人閱讀權限,卻不希望他們修改表格的話,可以依次點擊“另存為”——“工具”——“常規選項”,設置打開權限密碼和修改權限密碼。

    
    如果可能的話,盡量把所有你認為重要的表格都進行加密并備份,職場上,長個心眼總沒有錯。
    11炫酷的圖表原來那么多
    柱形圖、折線圖和餅圖,簡直是Excel小白們的三大法寶。
    但是,Excel中有更多生動豐富的圖表形式,讓你在清晰展示數據的同時,更能玩出花樣,讓老板眼前一亮。趕緊跟柱形圖和折線圖say goodbye吧!
    瀑布圖
    麥肯錫顧問公司獨創的圖表類型,升級版的柱狀圖,適合展現數據間的差異性。

    
    樹狀圖
    Excel2016版新增的樹狀圖,非常適合展示數據的比例和數據的層次關系,如果你身處某個sales team可以用它來分析銷售成果——例如什么產品銷量最高、什么產品利潤最大、哪位員工業績最好……


    
    它的直觀和易讀,是其他類型的圖表所無法比擬的。
    旭日圖
    同樣是Excel2016版本專屬,如果你想看不同時間段的分段銷售額及其占比情況;旭日圖是一種不錯的選擇。
   
    最后說一句,也許很多人還在使用Excel2003,可工欲善其事,必先利其器,老舊的Excel會限制你很多的可能性。

 

          
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